Het huidig economisch klimaat in de transportsector blijft uitdagend, waardoor bedrijven continu naar manieren zoeken om hun kosten te verlagen zonder toegevingen te doen aan de kwaliteit van hun diensten. Eén van de meest effectieve manieren om kosten te besparen, is het implementeren van een Transport Management System (TMS). Dit krachtige softwareplatform biedt bedrijven de tools om hun operationele processen te optimaliseren, wat resulteert in aanzienlijke besparingen op zowel korte als lange termijn. In deze blog bespreken we hoe een TMS-system kan bijdragen aan kostenbesparing en efficiëntieverbetering.
Minder manueel werk
Een Transport Management System helpt bij het automatiseren van administratieve taken, zoals het invoeren van orders, het beheren van documenten, maar ook de facturatie. Door manueel werk te verminderen en papierwerk te beperken, verbeter je de efficiëntie en verhoog je de productiviteit.
Efficiënter plannen met een Transport Management System
Naast het verminderen van manueel werk helpt een TMS-system ook om de transportopdrachten zo efficiënt mogelijk in te plannen en op te volgen. Eén van de grootste kostenposten in de transportsector is het brandstofverbruik. Traditionele methoden voor het plannen van routes zijn vaak tijdrovend en onnauwkeurig, wat kan leiden tot onnodige omwegen, langere reistijden en verhoogde brandstofkosten.
De ideale route
Door de visualisatie van de route op een kaart of dankzij een koppeling met een route optimalisatie tool die automatisch de beste route voorstelt, kan je de planning verbeteren. Door de routeplanning te optimaliseren, kunnen bedrijven niet alleen hun kosten verlagen, maar ook de duurzaamheid van hun transportactiviteiten verbeteren.
Minder lege kilometers
Een Transport Management System helpt bij het optimaliseren van je laad-en losopdrachten en de vrachtcapaciteit. Door ladingen beter af te stemmen op beschikbare vervoersmiddelen kan het aantal ritten dat nodig is om een bepaalde hoeveelheid goederen te vervoeren, verminderen. Minder ritten betekent minder brandstofverbruik en een hogere productiviteit per rit.
Meer controle dankzij een Transport Management System
Een TMS-system biedt bedrijven betere controle en helder inzicht in hun transportactiviteiten. Door de koppeling met boordcomputers of mobiele transport applicaties biedt het systeem realtime tracking van de uitvoering van het transport, waardoor planners beter kunnen anticiperen op vertragingen of problemen. Dit maakt het mogelijk om sneller in te grijpen en kosten te vermijden die zouden ontstaan door vertraagde of niet uitgevoerde leveringen.
Betere samenwerking
Een TMS-platform biedt niet alleen voordelen voor de interne organisatie, maar bevordert ook de transparantie en samenwerking met klanten en leveranciers.
In de logistiek is transparantie een sleutelcomponent van klanttevredenheid. Klanten willen weten waar hun producten zich bevinden, wanneer ze zullen toekomen, en wat de kosten zijn. Met een Transport Management System wordt het voor bedrijven mogelijk om deze informatie realtime aan hun klanten te geven.
Het stelt bedrijven ook in staat om verschillende vervoerders te vergelijken op basis van prijs, prestaties en betrouwbaarheid. Door deze gegevens te centraliseren, kunnen bedrijven de beste vervoerders kiezen voor hun specifieke behoeften, wat leidt tot lagere transportkosten.
Facturen op tijd betaald
Eén van de grootste uitdagingen waar veel bedrijven mee te maken krijgen, is het tijdig betalen van facturen. Vertraagde betalingen kunnen niet alleen de cashflow verstoren, maar ook de relaties met leveranciers en partners onder druk zetten. Een ander groot voordeel van een Transport Management System is de mogelijkheid om het facturatieproces te automatiseren.
Wanneer een transportopdracht is voltooid en de diensten zijn geleverd, kan het TMS-system automatisch de factuur genereren op basis van de vooraf gedefinieerde tarieven en contracten. Dit vermindert de kans op menselijke fouten en zorgt ervoor dat de juiste bedragen in rekening worden gebracht. Omdat facturen sneller en efficiënter worden verwerkt, kan het bedrijf sneller betalingen ontvangen, wat de algehele financiële gezondheid verbetert.
IT-budget onder controle met een cloud TMS-system
Het beheren van een IT-budget kan een uitdaging zijn, vooral als het gaat om het beheer van de technologie-infrastructuur die cruciaal is voor de bedrijfsvoering. Het is niet ongewoon dat bedrijven geconfronteerd worden met onverwachte kosten, inefficiënt gebruik van middelen, of een gebrek aan inzicht waar het geld naartoe gaat.
Terwijl IT-investeringen steeds groter worden, moeten bedrijven tegelijkertijd flexibel en kostenefficiënt blijven werken. TMS-oplossingen in de cloud bieden hierin een uitkomst.
Een cloud TMS-oplossing is simpelweg via het internet toegankelijk voor iedere medewerker van op eender welk apparaat en ongeacht van waaruit zij werken. In plaats van dure servers aan te schaffen, stellen cloud TMS-oplossingen bedrijven in staat om hun IT-kosten te optimaliseren en tegelijkertijd schaalbaarheid en innovatie te stimuleren. Dus je voorkomt overmatige uitgaven en zorgt ervoor dat het IT-budget gericht wordt ingezet op de hoogste prioriteiten.
Integratie met andere systemen
Een goed Transport Management System kan naadloos integreren met andere bedrijfssoftware, zoals ERP-systemen, voorraadbeheer en financiële systemen. Dit vermindert de noodzaak voor handmatige invoer en verbetert de efficiëntie, wat uiteindelijk ook bijdraagt aan kostenbesparingen op IT. Door processen te stroomlijnen en redundante systemen te elimineren, kan een TMS-system bijdragen aan het verminderen van de behoefte aan meerdere softwarepakketten en dus de bijbehorende kosten.
Een Transport Management System dat meegroeit met je bedrijf
Naarmate bedrijven groeien, worden hun transportbehoeften vaak complexer. Een TMS-system maakt het gemakkelijker om deze groei te beheren door processen te automatiseren en gegevens te centraliseren. Dit zorgt ervoor dat bedrijven op grotere schaal kunnen opereren zonder een evenredige toename in kosten.
De juiste inzichten om bij te sturen
Met de data die een Transport Management System verzamelt, kunnen bedrijven beter geïnformeerde beslissingen nemen. In plaats van te vertrouwen op intuïtie of vage voorspellingen, kan een TMS-system helpen om data-gedreven keuzes te maken.
Een Transport Management System heeft ingebouwde rapporten, grafieken en dashboards over prestaties en kosten, wat het management helpt om inefficiënties in hun processen te identificeren. Door continu de prestaties te monitoren, kunnen bedrijven proactief aanpassingen doen en hun transportkosten optimaliseren.
Kostenbesparing op lange termijn
Hoewel de initiële investering in een Transport Management System een bepaalde kost met zich mee kan brengen, zijn de langetermijnvoordelen vaak veel groter. Door de hierboven beschreven efficiëntieverbeteringen, kostenbesparingen op brandstof, verhoogde zichtbaarheid en betere samenwerking met vervoerders, kunnen bedrijven hun transportkosten aanzienlijk verlagen. Dit leidt op lange termijn tot een aanzienlijke besparing, zowel op operationele kosten als op verborgen kosten die anders moeilijk te traceren zouden zijn.
