Stapsgewijze digitalisering met Go4TMS
Anaco is een familiebedrijf dat al generaties lang actief is in de binnenvaart. De enorme groei van het bedrijf vroeg om een andere manier van werken. Anaco zette volop in op digitalisering en automatisering van zijn administratieve processen. Go4Logistics is hierbij voor Anaco al enkele jaren de ideale partner.
Anaco zorgt voor het vervoer van vloeistoffen over de binnenwateren. Zij bemiddelen tussen de opdrachtgever en de binnenvaarder. De opdrachtgevers zijn vaak grote machtige klanten en de markt is heel gevoelig. Fouten kunnen grote gevolgen hebben. Digitalisering zorgt voor het optimaliseren van de operationele processen. Dat dit niet in één keer kon gebeuren spreekt voor zich.
EEN STANDAARD PAKKET AANGEVULD MET MAATWERK
De eerste stap in de digitalisering was het orderbeheer. Het volledige orderproces werd in Excel bijgehouden en gegevens moesten vaak meerdere keren worden ingegeven. Dankzij Go4TMS moet alles nog slechts 1 keer in het systeem worden ingevoerd en is er dus veel minder kans op fouten. Door het automatiseren wordt de nodige info ook meteen naar de juiste personen verstuurd. Bovendien zijn dubbele boekingen verleden tijd. Na het orderbeheer werden ook de planning, de facturatie en de boekhouding overgezet naar Go4TMS.
Bij de verschillende implementaties van de standaard oplossingen van Go4Logistics, heeft Anaco regelmatig maatwerk laten uitvoeren.
“Het fijne aan Go4TMS is dat het enerzijds een solide basis biedt, en dat we anderzijds de vrijheid hebben om dingen aan te passen of bijkomend te laten ontwikkelen. Hierdoor is het pakket helemaal op onze wensen afgestemd”, zegt Manuela Straatman, CEO bij Anaco.
Corona versnelt digitalisering
Dankzij het digitaliseren kon Anaco bij de eerste Corona lockdown heel snel overschakelen op thuiswerken. Iedereen had namelijk toegang tot alle nodige documenten. Het enige waarvoor ze nog naar kantoor moesten gaan waren de facturen. De vraag om dit te automatiseren kwam dan ook in een stroomversnelling. Met de Document Capture module worden inkomende facturen automatisch ingelezen en vervolgens verwerkt zonder dat je zelf nog manueel moet ingrijpen. Het elektronisch verwerken bespaart de boekhouding niet alleen veel tijd, de medewerkers van Anaco hebben nu van overal toegang tot alle facturen, een voordeel waar ze tijdens de tweede lockdown handig gebruik van maken.
Planning software op maat van de binnenvaart
Aangezien binnenvaartschepen meerdere dagen over een transport doen, had Anaco ook specifieke eisen voor een planning tool. Anaco moet de planning van een hele week of zelfs langer kunnen bekijken. Met de op maat ontworpen weekplanning in de Go4Planning tool ziet Anaco nu in één oogopslag de status van alle schepen. De planners zien nu duidelijk wanneer bijvoorbeeld een bepaald schip terug vrijkomt. Bovendien staat op het planbord ook een heleboel extra info, zoals de cargo details en noodzakelijke documenten. Alles heel overzichtelijk op één plek.
Toekomstige ontwikkelingen
Elke dag varen er 25 schepen onder de vlag van Anaco en ondertussen hebben ze ook twee eigen schepen. Go4Logistics begeleidt hen bij elke nieuwe stap, door telkens de beste oplossingen voor hun specifieke noden aan te bieden of te ontwikkelen. Zo is de enorme tijdsdruk waaronder Anaco moet werken nog een hele uitdaging. Na het versturen van het prijsvoorstel en bij het ontvangen van het definitief akkoord moet de nodige info snel bij alle betrokken partijen geraken. Daarom wenst Anaco nog verder te investeren in de quote module van Go4Logistics en denkt men aan de ontwikkeling van een eigen portal voor de communicatie met de kapiteins op de schepen.
Manuela Straatman is heel lovend:
“Een goed systeem betaalt zichzelf terug. Zonder Go4TMS had ik 2 extra personen moeten aanwerven. Op dit moment hebben we met het huidige personeel zelfs nog ruimte om te groeien!”
